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我不忙,我只是时间不够

总有同学问我,润总,你一年讲100多天课,要给企业做咨询,要写线上课程,要运营进化岛,公众号还要日更,还要管理…

总有同学问我,润总,你一年讲100多天课,要给企业做咨询,要写线上课程,要运营进化岛,公众号还要日更,还要管理公司,居然还有时间一年出国玩两次……

你怎么能在一年之内做这么多事情?!

你到底是如何管理时间的?

确实,我每天都要做很多很多事情。

但其实我并不忙,我只是时间不够。

什么意思?

01

忙,是一种略带焦虑感的心理状态。

当你只有两只手,可是却有十件事的时候,你就会觉得自己特别忙,事情永远都做不完,略感焦虑。

可是,只要活在这个世界上,事情就是永远都做不完的。

饭是吃不完的,人是见不完的,想去的地方是去不完的。

事情永远都做不完,这不是很正常吗?

可为什么你却总有一种焦虑的感觉呢?

可能是因为,我们总觉得遗漏掉了什么重要的事情还没做。

这就像,假如到了生命的最后一天,你已经把生命中排名前三重要的事情都做完了,那你可能会觉得我这一生也没什么遗憾了。

可是,如果到了生命的最后一天,你只做了生命中第五重要的事情,第一第二第三第四重要的事情都没有做。那你就会特别后悔,希望苍天再给我500年。

因为遗漏了重要的事情还没做,却做了很多并不那么重要的事情,这是我们感觉很忙很焦虑的原因。

相反,如果你特别重要的事情都做完了,剩下没做的,只是一些不是特别重要的事情。那你就不会感到特别焦虑。

所以,只要按照优先级来做事情,你就不会觉得你很忙,你只是时间不够而已。

02

“我不忙,我只是时间不够。”

这种状态很令人羡慕,那怎么才能实现呢?

你要schedule your priorities(按优先级把事情放入日程表),而不是prioritize your schedule(给日程表里的事情排优先级)。

什么意思?

我们经常会把所有要做的事情放入日程表,今天下午旁听会议,明天上午写方案,明天下午面试,后天早上去超市购物……等等等等。

这些事情已经把日程表排满了。

你看到满满的日程表:这么多事情要做,可怎么办啊?

那我来给它们排个优先级吧。

明天上午写方案是第一重要的,明天下午面试是第二重要的,今天下午旁听会议是第三重要的,后天早上去超市购物是第四重要的……

这就叫做prioritize your schedule(给日程表里的事情排优先级)。

但是你有没有发现一个问题,给日程表里的事情排完优先级,好像并没有太大意义。

你要做的事情,一件都没有少。你还想做更多重要的事情,可还是一点时间都没有。

这就像一个罐子里面,已经放了很多大大小小的石头。而你还有很多大大小小的石头想放进罐子里。

于是,你去给这些大大小小的石头打标签,这个石头是最好的,那个石头是第二好的……

打完标签之后,你发现,这个罐子里还是没办法装进更多的石头。

那正确的做法应该是什么呢?

《高效能人士的七个习惯》的作者史蒂芬·柯维说:

你应该先给事情排优先级,再按优先级把事情放进日程表。

请注意,这两件事的顺序非常重要。

一定要先给事情排优先级,再按优先级把事情放进日程表。

比如,我现在最重要的事是写论文,因为不写完我就没法毕业。

第二重要的事是健身,因为身体是革命的本钱。

第三重要的事是学英语,因为下个季度就要考试了。

……

把所有的事情按优先级列成清单之后,再把它们放入日程表。

比如,写论文是最重要的,所以每天早上的9点到12点,雷打不动,我必须在这个时间写论文,不能被任何事情干扰。

健身是第二重要的,每周一三五13点-14点,去健身房锻炼。

……

这就叫做schedule your priorities(按优先级把事情放入日程表)。

这就像有一个空罐子,我们先放大石头。大石头放完,罐子还有空间,那我们再放中石头。中石头放完罐子还有一点点空间,那我们再放小石头。直到用石头把罐子装满为止。

先给事情排优先级,再按优先级把事情放进日程表。按照优先级来做事情。

这就是我们常说的“要事第一”。

03

那应该如何给事情排优先级呢?

你可以把“紧急、不紧急”作为横轴,“重要、不重要”作为竖轴,画一个二维四象限图。

这样你就得到了四个象限:

第一象限,是重要并且紧急。

第二象限,是重要但不紧急。

第三象限,是紧急但不重要。

第四象限,不重要也不紧急。

然后把你所有的事情按照轻重、缓急的程度放进这四个象限里。

如下图:

针对不同的象限,我们要采取不同的策略。

马上就要交的论文,下周就要提交的方案,追赶本月的销售指标,明天就要交给客户的文稿等等,这些都是重要,并且紧急的事情。

虽然这个象限的事情,是你的焦虑之源。但是对待它们你并没有什么讨巧的办法,只有立刻、马上动手完成,杀掉一个是一个。

赶紧把它们全部排进日程表。

看望父母,每周检查项目进度,招聘更好的人才,清除污水员工,常规性拜访客户,结识真正的高手,读书,健身,一次真正的休息等等,这些都是重要,但不紧急的事情。

因为不紧急,它们常常往后排,再往后排,直到变成重要,并且紧急的事:

污水员工逼走了几个优秀员工,客户因为疏于沟通而流失给了竞争对手,书到用时方恨少,车到山前发现没学过套路。

你要把时间尽量优先花在第二象限,早点把它们安排进日程表。

电脑上经常跳出来的新邮件,手机嘟嘟嘟的各种通知,各种可参加、可不参加的会议、论坛、活动:哎,你有空也来吧。这些事情也许是紧急的事情,但很多并不重要。

试着关掉邮件、关掉电脑、关掉手机。

对于“哎,你有空也来吧”的活动,你应该一律没空。

别编理由,温柔而坚定地说:谢谢啊,我就不去了。

我们为什么没有时间做第二象限的事?

就是因为第三象限的事做太多了。

各种无关紧要的事情,比如在公司叽里呱啦地八卦、在家里稀里哗啦地追剧,都应该戒掉。

除非你认为这些对你是“真正的休息”,但要注意别休息上瘾了。

要事第一,就是:

主动戒掉一切“不重要、也不紧急”的事。

拒绝大部分“紧急,但不重要”的事,直到让它们少于15%。

这样你就可以把65%-80%的时间花在“重要,但不紧急”的事上。

并因此,把焦虑之源,“重要,并且紧急”的事情,减少到20%~25%。

这个时候,你就可以嘚瑟地说一句:

我不忙,我只是时间不够。

最后的话

因为遗漏了重要的事情还没做,却做了很多并不那么重要的事情,这是我们感觉很忙很焦虑的原因。

相反,如果你特别重要的事情都做完了,剩下没做的,只是一些不是特别重要的事情。

那你就不会感到特别焦虑。

所以,只要按照优先级来做事情,你就不会觉得你很忙,你只是时间不够而已。

这听上去好像特别简单,但是做起来真的挺难。

你需要长时间的积累,才能养成这样的习惯。

一旦养成这样的习惯,它会让你受益终生。 

慢慢地你就会发现,你管理的不是时间,因为时间是无法被管理的。

你管理的,其实是你自己。

那怎么才能养成这样的习惯呢?

建议你使用工具。

比如你可以在白板(或白纸)上画好二维四象限图,然后在便签上写好要做的事,贴到白板上。

或者使用印象笔记、手机、电脑上的便签。

或者,使用这样的鼠标垫:

「润米·高效能时间管理鼠标垫」既是一个时间管理小神器,又可以当书桌垫、鼠标垫,帮你打造一块专属的高效办公空间。

如何使用?

把要做的事情写在便利贴上,根据四象限原则排优先级;

然后把便利贴贴到对应的区域中;

再按照优先级来做事情,做完即可撕去便利贴。

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作者: 阿峰

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